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                本刊特稿    
              远程工作,如何高效?(2020-04)  
            企业管理杂志 发布时间:20-08-25        
               

            领导担心员工没有全身心投入工作或工作完成效果差,员工抱怨沟通效率低、即使在非工作时间也频繁接到工作指令,比在单位上班更累⋯⋯
             

            文/张月强



            关键词:远程工作  共享服务平台  团队协作  人力资源共享服务  工作模式

                 随着移动互联网的深入发展,远程工作的表现形式越来越多样化,有些人会在大部分时间在家里远程工作,而选择某一固定时间前往办公室处理常规事项,或临时去某地处理必要事项。远程工作还有另外一种形式是共享工作空间,如创业工场、创业大街、孵化器或咖啡空间、社区图书馆等。企业和员工都可以从灵活的办公位置中获益。
                
            远程工作的窘境
                 2020年春节以来,突如其来的新冠肺炎疫情导致假期不断延长,许多企业均选择了不同程度的远程工作。有些企业如常运作、井然有序甚至效率更高,也有不少企业却从最初的新鲜感陷入了效率低下甚至“鸡飞狗跳”的窘境:领导担心员工没有全身心投入工作或工作完成效果差;员工抱怨沟通效率低,即使在非工作时间也频繁接到工作指令、长时间视频会议等,比在单位上班更累⋯⋯
                
            远程工作为何未达到理想状态?
                 究竟是什么原因导致之前向往的远程工作在真正实践后却水土不服甚至效率低下?
            1. 业务运作模式与远程工作不匹配
                 有些工种或工作是生产型或者项目现场型的,例如现场维修、工程施工、物流配送、现场客户服务、零售服务,以及提供企业外包服务、现场解决方案研讨、现场培训等。这些工种需要与客户或用户现场直接接触,无法完全用远程方式替代。
            2. 领导者观念转变不到位
                 目前大部分企业的工作安排仍然是自上而下的计划、命令、传达、监督、执行、检验模式,领导“事必躬亲”,并没有充分授权的观念,因此员工也无法做到自动自发、各司其职的自驱工作。往常靠层层监督模式指派和推行工作,疫情期间突然转换为远程工作,员工自然不知道该如何开展工作,加上企业无法有效监督,只能听之任之。
                 另外,管理者也需要打破远程工作中员工永远在线的误区。远程工作的优势是员工可以自由制定自己的时间表,而不是生活节奏被打乱,工作必须7×24小时待命。企业也不应该让远程工作的员工不停地工作而损害身心健康或者失去对工作的热情。因此,管理者需要改变工作的随意性,把握好节奏,合理下达工作指令,并做好充分授权,信任员工并做好相应的跟踪和支持。
            3. 管理层和员工没有达成目标
                 很多企业都采用KPI考核来评价各级管理者和员工的工作,而疫情期间,KPI事后评价属性的滞后性使不少企业暴露出工作目标不明确、管理者与员工没有达成目标共识、目标执行无跟踪反馈等现象。以前,领导习惯面对面发号施令,随时随地安排任务并监督执行,而员工习惯于“等靠要”,没有自主工作习惯,必然陷入混乱和无序的状态。
            4. 管理和作业流程无法有效支撑高效协作
                 远程工作需要强大的IT基础设施,目前不少企业在VPN、视频会议、电话会议、云盘、办公协作、在线审批、订单处理、呼叫中心、共享服务平台等方面配置并不完善。协作流程仍然需要繁琐的线下审批,虽然我国目前实施了《电子签名法》,但不少企业的观念、流程和技术并不支持。互联网和云计算技术的发展,要求企业能够实现随时随地全天候的管理和作业流程,更要依赖强大的IT基础设施支撑,保障线上线下运营不脱节,线上流程更高效。
            5. 员工家庭环境干扰因素过多
                 本次疫情期间的远程工作与普通意义上的远程工作具有较大差异。为了隔离需要,家庭成员全部在家,无法完全规避家人及环境产生的干扰因素,即便保证了随时在线,多数人仍然无法确保毫无干扰地完成工作,从而影响了实际的工作效率。
                
            如何更好地远程工作?
                 借鉴成熟企业的实践,结合当下的发展和未来趋势,我们需要清醒地认识到以下几个重要方面,并以此为基础做好相应的规划,以适应新时期的工作协作方式。
            1. 远程是未来工作的必然趋势
                 随着人工智能技术的普及,越来越多的工种会被人工智能或机器人替代,人工智能的24小时随时在线能够将很多基础性工作接替,越来越多的员工只进行知识型工作或线上协作。同时,大量中国企业全球化发展愈加广泛深入,经营管理范围拓展到全球,需要多语言、跨时空的协作,远程工作的比例必然快速增长。零工、自由职业者等社会化用工组合的不断渗透,不同工作地区、不同工作类型、不同工作方式的人通过远程工作与协作完成共同的目标或任务是未来工作的必然趋势,也将逐渐成为工作方式的主流选择。
                 从劳动力市场角度看,易于接受新鲜事物、崇尚自我、注重生活品质和个人空间、关注个人体验和即时激励的新生代员工逐渐进入并成为职场的中坚力量,作为数字化原生代,他们更愿意选择远程协作而不是传统的面对面工作。因此,针对这一趋势变化,企业管理者尤其是人力资源管理者需要有清醒的认识并未雨绸缪。
            2. 依赖透明、科学的目标管理
                 远程工作在随时随地安排任务、下达指令方面必然存在障碍,因此远程工作与协作对企业管理者的要求是:改变原有的上传下达模式,各级管理者必须建立科学、清晰、透明的组织目标和团队目标,与员工达成充分的共识;在此基础上按照SMART原则将工作目标分解细化为具体的可执行、可验证的步骤与任务;通过定期目标反馈与不定期沟通的反馈机制,实时跟踪目标与任务的执行进度,通过激活每一个员工的自驱力,使其围绕组织的共同目标自动自发地工作与协作。
                 Google公司的OKR原则强调组织与个人的目标对齐、挑战性目标设定、组织透明度、团队协作等,是远程工作最佳实践的典型代表。用友集团的GOT工具借鉴Google的OKR思想,强调组织目标设定、组织与团队成员目标分解的研讨过程,达成组织与个人的目标共识,在共识的基础上将目标形成日常可执行、可衡量的任务,并强调任务执行过程中的实时反馈与即时激励,进而激发每个个体。
            3. 文化引领的思维模式升级
                 如果不转变思维模式,企业的经营管理模式自然无法支撑新时期的生产经营。因此,摒弃本位主义、各自为政的运作模式,将“计划-组织-控制-协调-指挥”升级为建立“目标驱动、流程导向、任务响应”的思维模式,从组织和团队的目标出发,建立目标驱动的协作文化,围绕共同目标努力;建立健全的业务流程,各司其职完成任务并通过流程充分协作;建立任务响应机制,由事件或任务的响应来驱动不同团队之间的协作。
                 华为公司的高速发展和高效协作就是通过文化驱动组织发展的,依靠组织的力量赋能人才发展,引入绩效管理工具激活每一个个体和组织,进而实现企业和人才发展的共赢。因此,组织、文化、绩效、人才的四轮驱动是引领企业高效远程工作的基石。
            4. 需要高效的协作共享服务平台
                 随时随地办公需要借助创新的IT技术和工具。以移动互联、云计算等技术为基础,整合内外部信息和流程,建立集消息中心、流程中心、数据中心为一体的云工作平台是必然选择。
                 云工作平台重构组织逻辑,在此基础上构建开放、互联的协作平台,实现内外部业务经营导向的互联互通。首先是广泛的社交沟通以及团队协作,包括内部员工之间的沟通与协作,外部供应商、外部客户、产业链上下游合作伙伴的沟通与协作等,充分利用视频会议、智能机器人/助手、即时通讯等新科技手段实现流程管理、项目跟踪、客户互动、供应链协作等;其次是高效的数字化办公,包括企业信息服务、咨询问答、会议、用车、内荐、商旅服务、会务服务、内部商城等,通过云工作平台实现数字化办公;第三,根据业务需要构建可拓展的业务协同服务,包括审批、报表、报告、学习、入离职等服务。充分发挥移动社交、协作共享、内外部连接等作用,实现智慧与灵动的云办公环境,充分激发个体创造力。
                 双良集团利用云数字工作平台实现了超过300%的协同效率提升。将原来的业务审批流程由7〜10天缩减至1〜3天,并且通过人人互联、人企互联实现高度协同,在提高工作透明度的同时,为组织提供员工绩效评价依据。
                 同时,人力资源管理模式转型为人力资源共享服务模式,以支撑远程协作过程中的快速响应,即充分利用科技创新手段提供卓越的服务,形成智能、灵动、全员参与、卓越运营的人力资源服务平台;其内核是将原有的人力资源管控业务职能(包括选、育、用、留、评)扩展为基础管控与共享服务并举的模式,既专注高效业务运营和全面员工服务,又能够厘清管理界面并输出管理价值;创新人力资源管理,将既有职能升级为卓越运营,传统意义上的招聘将会延伸为社会化用工基础上的人才选聘与内部人才供应;传统意义上的培训将会延伸为基于大数据和个体创造力激发的主动式学习、持续学习、社交与沉浸式体验,以及移动与碎片化学习;传统意义上的人才使用与配置,伴随大数据、社交网络分析等技术跃迁为基于人才画像和人才图谱等隐性创造力与显性胜任力并举的人才适配机制;科技创新使留住人才不再局限于薪酬、股权、期权、社保、福利等手段,而是升级为内部人才市场、人才共创平台、事业合伙人/合弄制、愿景使命等驱动。
                 因此,人力资源共享服务再造人力资源管理体制,构建共创共享的人才赋能平台,实现端到端、融合线上与线下的人力资源管理全业务流程,通过员工参与、卓越运营、集团管控和共享服务,赋能每一个创造价值的员工。
                 中国国际航空公司、首钢集团、百威英博啤酒集团、德邦物流公司等通过构建人力资源共享服务中心,升级人力资源管理体系,实现业务标准化,提高服务效率,降低管理的时间成本和信息系统投入。
                
            工作模式的转变带给管理者的思考
                 强调目标导向、流程驱动、任务响应,其核心可以归结为一个关键词:信任。对员工有效赋能、高度信任、充分授权,激发每一个员工的自动自发意识,建立目标驱动、高效协作的文化氛围。并通过数字化手段解决协作问题来达成目标,而不是通过自上而下的管控手段来督促工作。
                 对于管理者来说,当务之急是要转变核心思路,即从传统的管控、监控转变为建立互信的团队文化、打造赋能的人才机制、激活每一个个体,构建互信互利、目标明确的团队,打造团队的确定性以应对企业和业务发展的不确定性。
                 此次疫情期间,提供办公协作服务的软件发挥了重大作用,包括阿里的钉钉、腾讯的企业微信、字节跳动的飞书、华为的Welink、用友的友空间等,一体化办公协作软件服务商悉数入局。当然还有Webex、Zoom、腾讯会议等视频会议服务商,各种在线课堂、直播工具等提供商,从工具层面来讲非常丰富,可选择的范围也非常广泛,这些工具的快速发展倒逼企业转变思维观念、引入应用技术、变革管理模式、引领文化机制,使远程工作逐步常态化。■


            作者系用友网络科技股份有限公司副总裁
            编辑 程丹丹
             

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